Werkstatt-ERP – Projektvorstellung

Was ist Werkstatt-ERP?

Werkstatt-ERP ist eine komplette Werkstatt-Software für Kfz-Betriebe: vom Termin über Angebot, Auftrag und Rechnung bis zu Kasse, Lager, Reifeneinlagerung, Personal und Steuerberater-Export – alles in einem Programm, im Browser, auf PC, Tablet und Handy.

Entwickelt wurde sie nah an der Praxis im Kfz-Betrieb. Ziel: weniger Zettelwirtschaft, keine doppelte Eingabe, saubere Belege nach GoBD und Kunden, die automatisch an HU, Reifenwechsel und Termine erinnert werden.

Das Programm läuft auf dem eigenen Server (z. B. aaPanel/Nginx) – die Daten bleiben im Betrieb. Eine eingebaute KI hilft bei Fragen und Routinearbeit, und über eine offene Schnittstelle kann ein KI-Agent das ERP sogar per Chat-Auftrag bedienen.

Funktionen im Überblick

Dashboard

• Begrüßung mit Kennzahlen: Saldo aller Konten, Einnahmen des Monats mit Vergleich zum Vormonat, offene und überfällige Rechnungen, Termine heute
• Heutige Termine, offene Rechnungen, Umsatz der letzten 7 Tage, Aktivitäten-Verlauf
• Schnellstart: Auftrag, Angebot, Rechnung, Termin
• Hinweis-Glocke: überfällige Rechnungen, fällige Mahnungen, HU/AU, Profilwarnungen, Mindestbestand, Erinnerungen, Datensicherung

Kalender & Werkstattplanung

• Tag-, Wochen- und Monatsansicht, Termine per Drag & Drop verschieben
• Ansicht „Mechaniker“: alle Mitarbeiter nebeneinander, Termin auf einen Mechaniker ziehen = zuweisen
• Team-Auslastung je Mitarbeiter in Prozent, Liste „Noch einplanen“ für Termine ohne Uhrzeit
• Rechtsklick-Menü: Termin verschieben oder kopieren nach Datum/Uhrzeit, Status, Mechaniker, frei definierbare Farbmarkierungen (z. B. „Teile bestellt“, „Kunde wartet“)
• Warnung bei Überschneidungen und außerhalb der Werkstattzeiten; aus einem Termin direkt einen Auftrag anlegen

Aufträge & Belege

• Angebot → Auftrag → Rechnung mit sichtbarer Belegkette, Stornorechnung statt Löschen
• Positionen aus Leistungskatalog, Teilelager (mit Barcode-Scan) oder frei; Arbeitszeit, Material, Text
• Einkaufspreis auf jeder Position, Kalkulation per Klick: Aufschlag auf EK oder Rabatt auf VK (in % oder €), Marge und Rohertrag live
• Lückenlose Nummernkreise je Belegart, frei formatierbar; Rechnungsnummer erst beim Festschreiben
• Drei Belegdesigns nach DIN 5008, PDF, E-Rechnung XRechnung 3.0
• Bearbeitungssperre, wenn ein Beleg an einem anderen Arbeitsplatz offen ist
• Versand per E-Mail oder WhatsApp mit Link zum Beleg, Zahlungen und Teilzahlungen erfassen

Kasse

• Tresenverkauf mit Kacheln für Teile und Leistungen, freie Artikel, Barcode-Scan
• Zahlart (Bar, Bank, EC, PayPal, Klarna …), Rückgeld-Rechner, Bon-Druck
• Erzeugt automatisch eine festgeschriebene Rechnung inklusive Zahlung und Kassenbuchung

Kunden & Fahrzeuge

• Kundenkartei mit Fahrzeugen, letzten Belegen und eingelagerten Reifen
• Fahrzeugschein per Foto erfassen: die KI liest alle Felder und legt Kunde und Fahrzeug an
• HU/AU-Übersicht (überfällig, bald fällig), Erinnerungen und Einwilligungen je Kunde
• Digitales Fahrzeugheft für Kunden per NFC-Tag oder QR-Code

Reifenlager

• Radsätze mit automatischer Lagernummer (kleinste freie Nummer, wird beim Auslagern wieder frei)
• Profiltiefe je Rad, Warnschwellen je Saison, Profilwarnungen mit fertigem WhatsApp- und E-Mail-Text
• Etiketten für Versandlabel-Drucker (100×150 mm), Rollen-Etiketten (100×50 mm) oder A4 – mit QR-Code zum Scannen

Teilelager

• Artikel mit EAN, Lagerplatz, Hersteller, EK/VK, Mindestbestand
• Wareneingang, Entnahme und Inventur per Barcode-Scan (USB-Scanner oder Handykamera)
• Lieferanten, Lagerbewegungen, Lagerwert; Bestand wird beim Festschreiben der Rechnung automatisch gebucht

Leistungen

• Leistungskatalog nach Kategorien mit Netto/Brutto, Richtzeit und EK – Grundlage für schnelle Angebote

Finanzen & Mahnwesen

• Saldo aller Konten, Einnahmen/Ausgaben, offene Posten, Rohertrag, Wareneinsatz, USt-Vorschau
• Einnahmen und Ausgaben der letzten 12 Monate, Kategorien je Monat
• Mahnwesen mit Zahlungserinnerung, 1. und letzter Mahnung, Gebühren und Mahn-Historie

Kassenbuch

• Beliebige Zahlungskonten (Kasse, Bank, EC, PayPal, Klarna, SumUp …)
• Buchungen, Umbuchungen/Geldtransit, GoBD-konform: Korrektur nur per Storno, CSV-Export

Personal & Zeiterfassung

• Mitarbeiter mit Rolle, Wochenstunden und Farbe im Kalender
• Ein- und Ausstempeln per NFC-Karte am Terminal, per persönlichem NFC-Tag mit PIN oder am PC
• Monatsübersicht, Zeiten nachtragen, „Jetzt anwesend“

Steuerberater

• Eigener Zugang nur zum Lesen
• DATEV-Buchungsstapel (EXTF, SKR03/SKR04), Rechnungsausgangsbuch, Kassenbuch, E-Rechnungen als ZIP, USt-Vorschau

Künstliche Intelligenz

Die KI ist frei wählbar: ein eigener Ollama-Server (z. B. gemma4, die Daten verlassen den Betrieb nicht), OpenAI oder Claude. Ohne KI läuft alles weiter, nur diese drei Helfer fehlen.

• KI-Assistent im Programm: Chat-Fenster (Strg + J) für alle Mitarbeiter. Beantwortet Fragen zu den eigenen Daten – „Was steht morgen an?“, „Welche Rechnungen sind überfällig?“, „Wie war der Umsatz im September?“ – und bereitet Termine, Angebote und Kunden als Entwurf vor. Angelegt wird erst nach Klick auf „Anlegen“.
• Fahrzeugschein-Erkennung: Foto vom Fahrzeugschein → Halter, Kennzeichen, FIN, HSN/TSN, Erstzulassung, HU, Massen, Farbe werden ausgelesen, Prüfwarnungen markiert, Dubletten erkannt.
• Schnittstelle für KI-Agenten (MCP): Ein externer Agent wie der Hermes Agent bedient das ERP per Chat-Auftrag – „Leg für Frau Keller morgen 9 Uhr einen Reifenwechsel an“, „Mach ein Angebot für Bremsen vorne“. 27 Werkzeuge in drei Rechtestufen (Lesen / Anlegen & Ändern / Voll), eigener Schlüssel je Zugang, Protokoll aller Änderungen. Löschen, Stornieren und Einstellungen sind über die Schnittstelle nie möglich.

Kundenkommunikation & Automatik

• Automatische Erinnerungen: HU/AU fällig, Reifenwechsel zur Saison, Profilwarnung bei eingelagerten Reifen, Terminerinnerung und Zahlungserinnerung. Nur mit Einwilligung des Kunden (DSGVO), Versand nur zu einstellbaren Uhrzeiten, Abmelde-Link in jeder Mail.
• E-Mail: gestaltete HTML-Mails über eigenen SMTP-Server oder Brevo, Rechnung mit E-Rechnung im Anhang.
• WhatsApp: fertiger Text mit Link zum Beleg, öffnet sich mit einem Klick in WhatsApp Web.
• Vorlagen: alle Texte (Angebot, Auftrag, Rechnung, Fahrzeug fertig, Mahnung, HU, Reifen, Saison, Termin, Portal) mit Platzhaltern wie {anrede}, {kennzeichen} oder {betrag} frei anpassbar.
• Automatische Benachrichtigung: beim Festschreiben einer Rechnung oder wenn ein Auftrag fertig ist – wahlweise aus, nachfragen oder automatisch per Mail.
• Digitales Fahrzeugheft: Der Kunde hält sein Handy an einen NFC-Tag oder scannt einen QR-Code und sieht nach Eingabe seiner PIN, welche Arbeiten und Teile an seinem Auto gemacht wurden, dazu HU-Termin und eingelagerte Reifen.

Bedienung, Design & Mobil

• Drei Designs: Garage (Glas-Optik über Werkstattfoto), Neon (Leuchtkanten) und Studio (hell und ruhig) – jeweils hell oder dunkel, Akzentfarbe, Logo und Hintergrundfotos frei wählbar. Jeder Benutzer kann zusätzlich seine persönliche Variante einstellen.
• Handy & Tablet: untere Navigationsleiste wie in einer App, Tabellen werden zu Karten, Belegpositionen als Eingabekarten, Kunde und Beleg im Vollbild mit „Zurück“. Kasse mit Warenkorb-Leiste.
• Als App installierbar: „Zum Startbildschirm hinzufügen“ – eigenes Symbol, Firmenname, ohne Browserleiste.
• Tastenkürzel: Strg + Alt + A/G/R/T/N legt Auftrag, Angebot, Rechnung, Termin oder Kunde an; Strg + Alt + Buchstabe springt in jeden Bereich; Strg + S speichert, Strg + K sucht, Strg + / zeigt alle Kürzel.
• Globale Suche nach Kunde, Kennzeichen oder Belegnummer von jeder Seite aus.
• Module einzeln abschaltbar – nicht genutzte Bereiche verschwinden komplett aus Menü und Dashboard.
• Rollen: Administrator, Mitarbeiter, Steuerberater (nur lesend).

Sicherheit, Recht & Datensicherung

• GoBD: festgeschriebene Rechnungen sind unveränderbar, Korrektur nur per Stornorechnung; lückenlose Nummernkreise; Kassenbuch-Korrekturen nur per Storno.
• E-Rechnung: XRechnung 3.0 (UBL) zu jeder Rechnung.
• DSGVO: Einwilligungen für E-Mail und WhatsApp, Datenauskunft, Anonymisieren unter Wahrung der Aufbewahrungsfristen, Abmelde-Link in Erinnerungen.
• Schutz: Passwörter verschlüsselt gespeichert, Schutz gegen CSRF, XSS und SQL-Injection, Anmelde-Sperre bei Fehlversuchen, geschützte Daten- und Upload-Ordner.
• Datensicherung:
  • Geschäftsdaten oder Komplett-Sicherung (inkl. Benutzer für einen Umzug), optional mit Passwort verschlüsselt (AES-256)
  • automatisch täglich oder wöchentlich, mit Aufbewahrungsregel
  • Ablage zusätzlich in der Cloud per WebDAV, z. B. Nextcloud, Synology oder Hetzner Storage Box
  • Wiederherstellen mit Vorschau des Inhalts und automatischer Sicherheitskopie vorher
  • Umzug zwischen SQLite, MySQL/MariaDB und PostgreSQL möglich
  • CSV-Export aller Tabellen für Excel

Hinweis: Die Kasse enthält keine zertifizierte TSE. Für Bargeschäfte nach der Kassensicherungsverordnung bitte mit dem Steuerberater klären (z. B. Cloud-TSE).

Technik & Installation

Bereich	Umsetzung
Server	PHP 8.3, ohne Composer und ohne Framework
Datenbank	SQLite, MySQL/MariaDB oder PostgreSQL – bei der Installation wählbar
Oberfläche	React, läuft in jedem modernen Browser auf PC, Tablet und Handy
Hosting	eigener Server, z. B. aaPanel mit Nginx oder Apache
Installation	Installations-Assistent im Browser, optional mit Demo-Daten
Updates	Dateien einspielen, Datenbank wird automatisch angepasst
Hintergrund-Aufgaben	Cronjob oder automatisch beim nächsten Seitenaufruf
Zeiterfassung	USB-NFC-Leser oder Android-Handy (Web-NFC), NFC-Tags NTAG213/215
Etiketten	Versandlabel-Drucker 100×150 mm, Rollen 100×50 mm oder A4
KI	Ollama (lokal), OpenAI oder Claude

Die Software ist auf Deutsch, für deutsches Steuerrecht ausgelegt und wird mit automatischen Tests auf allen drei Datenbanken geprüft.

Kurz gesagt

Werkstatt-ERP bündelt alles, was eine Kfz-Werkstatt täglich braucht, in einem Programm: Termine planen, Angebote kalkulieren, Rechnungen GoBD-sicher schreiben, an der Kasse verkaufen, Reifen und Teile verwalten, Zeiten stempeln und dem Steuerberater die Daten fertig übergeben. Kunden werden automatisch erinnert, eine KI beantwortet Fragen und erledigt Routinearbeit, und die Daten bleiben auf dem eigenen Server – täglich gesichert, auf Wunsch auch in der eigenen Cloud.

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